مدیریت زمان

مدیریت زمان

در مدیریت مفهومی به نام self development به معنای خود پرورشی یا خودسازی وجود دارد. برای دستیابی به این مفهوم، مهارت‎هایی چون مدیریت بر خود، مدیریت زمان، مدیریت مالی، شخصی و مدیریت تضاد و تعارض لازم است تا از این طریق شخص بتواند بر خود و سپس بر دیگران مدیریت کند. ما در نقش مدیر یا دیگر نقش‎ها با دو محدودیت سر و کار داریم؛ یکی محدودیت زمان و دیگری محدودیت بودجه و آن چیزی که ما را در برخورد با محدودیت‎ها کمک می‎کند، استفاده بهینه از وقت یا مدیریت صحیح زمان است. برای مدیریت زمان سه فصل قایل شده‎اند: 1ـ توصیه می‎شود برای استفادة بهینه از زمان، از کارها یادداشت‎برداری کنید. 2ـ برای انجام کارها، برنامه‎ریزی کنید. کارآیی و اثربخشی، اهدافی هستند که از این دو فصل دنبال می‎شوند. کارآیی به معنای انجام کارها در کوتاهترین زمان، با کمترین هزینه و با حفظ کیفیت است و اثربخشی نیز انجام صحیح کارهایی است که بالاترین اولویت را دارند.

3ـ قبل از هر چیز، ارزش‎هایی را تعیین کنید که با توجه به آنها، اولویت‎ها مشخص می‎شوند. در ادامة بحث به علایم مدیریت نادرست زمان اشاره‎ای خواهیم داشت. بیش از 55 ساعت کار در هفته، دیر رسیدن به قرار ملاقات‎ها، عدم توجه و نگاه عمیق به رخدادهای محیط، اخذ تصمیمات عجولانه، عدم تفویض اختیار، ترجیح منافع کوتاه مدت به منافع بلند مدت و ناتوانی در قبول مسؤولیت از جملةاین نشانه‎هاست. علاوه بر این هر گاه احساس کردید کنترل کارها از دست شما خارج شده است یا نسبت به کارهایی که انجام می‎دهید، وسواس دارید، باید بدانید که مدیریت زمان شما نادرست است. احساس فشار عصبی و نداشتن اوقات فراغت هم از دیگر علایم آن به شمار می‎رود.

حال باید بررسی کنیم که چگونه می‎توان مدیریت صحیحی بر زمان اعمال کرد. اولین توصیه استفاده از قانون 20 ـ 80 یا 10 ـ 90 پارتو است. پارتو براساس مطالعات خود در خصوص مدیران گفته است: 10 درصد تصمیمات مدیران بیشترین نتایج و 90 درصد فعالیت‎های آنها کمترین نتیجه را دارد و آن 10 درصد هم مربوط به زمانی است که مدیر در بهترین حالات ذهنی قرار دارد.

چگونه می‎توان در بهترین حالات ذهنی قرار گرفت؟ بین ذهن و جسم انسان یک ارتباط خود تنظیمی وجود دارد؛ اگر وضعیت جسمانی مناسب نباشد، رخدادهای محیطی به شکل منفی به ذهن‎ ما منعکس می‎شوند. پس لازمة قرارگرفتن در بهترین حالات ذهنی، داشتن وضعیت جسمانی مناسب است. افراد براساس محیطی که در آن رشد کرده‎اند یک چرخة بهره‎وری دارند و در ساعاتی از شبانه‎روز از بیشترین راندمان کاری برخوردارند که ما باید این ساعات را برای خود مشخص کنیم. در مرحلة بعد باید فعالیت‎ها را براساس اهمیت و فوریت آنها دسته‎بندی کنیم و کارهای مهم را برای زمان‎های با بیشترین بهره‎وری قرار دهیم. در نهایت باید سعی کنیم گیسختگی ذهنی خود را به حداقل برسانیم و نسبت به اتلاف وقت خود آگاهی داشته باشیم؛ یعنی در فعالیت‎ها توجه داشته باشیم که از مقدار زمان صرف شده، چه قدر استفاده کرده‎ایم و چه مقدار از آن تلف شده است.

در اوایل بحث گفتیم که انسان برای نیل به اهداف شخصی و حرفه‎ای خود و برای استفاده بهینه از زمان باید برنامه‎ریزی استراتژیک(راهبردی) و بلند مدت داشته باشد و بدین منظور باید کارهایی را که قرار است انجام دهد، فهرست‎بندی کند. برای فهرست‎بندی باید نکاتی را مدنظر قرار داد: 1ـ بیش از 10 مورد برای یک روز برنامه‎ریزی نکنیم. 2ـ فعالیت‎هایی را که نیازمند انرژی فراوان هستند، به فعالیت‎های ریزتر تقسیم کنیم. 3ـ برای هر یک از کارها برآورد زمان داشته باشیم 4ـ اگر برنامه‎ریزی بلندپروازانه بود، نباید خود را چندان درگیر آن کنیم. 5ـ فقط برای 60 درصد از زمان خود برنامه‎ریزی کنیم و 40 درصد بقیه را برای فوریت‎ها و گیسختگی‎هایی که پیش می‎آید، قرار دهیم. 6ـ اصل واقعیت‎ها را در برنامه‎ریزی رعایت کنیم. 7ـ تا زمانی که کاری را کامل نکرده‎ایم به کار دیگری نپردازیم.

مرحلة بعد از برنامه‎ریزی این است که اولویت‎ها را فهرست‎بندی و جدولی تهیه کنیم و درجه اولویت‎ها و مدت زمان را در آن بنویسیم. علاوه بر این باید ساعت‎هایی از روز که در آن بیشترین کارآیی را داریم، مشخص و منحنی کارآیی خود را در طول شبانه‎روز رسم کنیم. ساعات با کارآیی پایین را به امور غیر مهم و ساعات دارای کارآیی بالا را به کارهای مهم و تفکر خلاق اختصاص دهیم. بهترین ساعات از نظر کارآیی بستگی به نحوة‌زندگی و تجربیات گذشته دارد؛ اما تحقیقات و تجربه نشان داده است که بین ساعت 9 تا 11 صبح، افراد بیشترین کارآیی را دارند. پس از آن کارآیی پایین می‎آید تا ساعت 4 که دوباره افزایش می‎یابد و از حدود 6 بعد از ظهر تا 6 صبح روز بعد نیز کارآیی پایین است. بحث دیگر در مدیریت زمان، چگونگی مدیریت بر انرژی فردی است. اصل ابتکار از اصول چهارده‎‎گانة «فایول»، خود و اطرافیان را به داشتن برنامه توصیه می‎کند. یعنی قبل از شرکت در جلسه فکر کنند که می‎خواهند به چه نتیجه‎ای برسند؟ برای مدیریت بر انرژی فردی باید از قبل برنامه داشته باشیم تا در جلسه، ابتکار عمل در دست ما باشد و بدانیم روی چه موضوعاتی تمرکز کنیم تا جلسه را به نتیجه برسانیم. به این ترتیب انرژی زیادی تلف نمی‎شود و سریع‎تر از دیگران هم از جلسه نتیجه‎گیری می‎کنیم. نکته دوم در مدیریت بر انرژی فردی این است که در برخورد با دیگران، خونسرد و علاوه بر آن همواره هوشیار، بشاش و خندان باشیم تا احتمال موفقیت ما افزایش یابد و انرژی چندانی از دست ندهیم. چون یکی از شاخص‎های جدید بهره‎وری، میزان انرژی و وقتی است که مدیر برای نیل به اهداف در سازمان مصرف می‎کند. نکتة مهمی که مدیران باید مدنظر داشته باشند، توجه به سلامت جسمانی‎شان است که نوعی صرفه‎جویی در وقت به حساب می‎آید. مطالعات نشان می‎دهد افراد سالم در مقایسه با افراد بیمار برای سازمان، حدود 20% بهر‎ه‎وری بیشتری دارند. برای آن که یک طرح با موفقیت به انجام برسد، باید برای آن موعدی در نظر بگیریم. این موعد، هم برای خود و هم برای دیگران باید در نظر گرفته شود تا از نیمه‎کاره ماندن فعالیت‎ها و امور جلوگیری شود. در تعیین موعد مقرر باید سعی کنیم از برخی خطا‎ها اجتناب شود. اولین خطا، عدم درک صحیح دستور‎العمل‎ها می‎باشد. یکی از راه‎های ایجاد انگیزش در کارکنان این است که انتظارات خود را برای آنها به خوبی مشخص کنیم تا هیچ‎گونه ابهامی وجود نداشته باشد. خطای دوم در تخمین زمان طرح است. ممکن است شما در خصوص کاری اطلاع و تجربة کافی نداشته باشید و در عین حال مجبور باشید زمان انجام طرح را هم تخمین بزنید. این تخمین باید نزدیک باشد؛ چون اگر زمان را کم در نظر بگیریم، افراد در فشار قرار می‎گیرند و فشار بیش از حد به کارکنان، منشأ رفتارهای غیر اخلاقی خواهد بود و اگر زیاد وقت بگذاریم، با اتلاف زمان مواجه می‎شویم. مدیر باید افرادی را که در حیطة کاری او قرار می‎گیرند به داشتن برنامه و توجه به موعد مقرر تشویق نماید. گذشته از این خود مدیر هم باید موعد مقرری را که واحدهای دیگر برای کاری در نظر می‎گیرند، رعایت کند. برای این که کاری در موعد مقرر انجام گیرد، باید برای خود «فشار مثبت» ایجاد کنیم؛ این باعث می‎شود که ما براساس تعهدات اخلاقی کارها را در موعد مقرر انجام دهیم. برای تعیین موعد، سه فن وجود دارد: 1ـ برآورد زمان انجام کار 2ـ واقع‎گرایی 3ـ پس از انجام کار براساس تعهداتی که ایجاد می‎کنیم، به خود پاداش دهیم. پدیدة‌دیگری که در بحث مدیریت زمان مطرح است و مانع مدیریت صحیح می‎شود، «proconsination» یا «دفع الوقت کردن» و شایع‎ترین حالت آن تعلل در انجام کار است. چرا افراد تعلل می‎ورزند؟ علت این امر تقلید از دیگران است، چون دیگران تعلل می‎ورزند، فرد می‎‎گوید پس من هم به همین شکل عمل می‎کنم. چرخة کارآمدی، رابطة بین انتظارات و عملکرد می‎باشد. اگر انتظارات از افراد بالا باشد، عملکرد خوب می‎شود و برعکس. پس برای مبارزه با تعلل‎ورزی، باید انتظار از خود را بالا ببریم، البته حد انتظارات نباید به امور غیرممکن برسد. افرادی که در کار خود تعلل می‎ورزند، چنین نیست که نمی‎خواهند کار انجام دهند؛ آنها عواقب انجام ندادن کار را می‎دانند و برای انجام کار تصمیم هم می‎گیرند، اما تصمیم خود را پیگیری نمی‎کنند. یکی از ویژگی‎های این افراد مهارت و استعداد فوق‎العادة‌آنها در بهانه‎جویی است؛ چون فرد می‎خواهد وجدان خود را آسوده کند. پس از انجام نشدن کارها عصبانی هم می‎شود و تصمیم می‎گیرد که دفعة بعد بهتر انجام دهد، اما باز هم تصمیم خود را اجرا نمی‎کند. پس تعلل، ناشی از عدم آگاهی نیست بلکه نوعی بیماری است که پنج نشانه می‎توان برای آن برشمرد: 1ـ سرگردانی ذهنی و پریشان‎ احوالی و به کارهای پوچ فکر کردن 2ـ فرد داوطلبانه تمرکز ذهنی خود را از بین می‎برد و رشتة‌افکارش از هم گسیخته می‎شود 3ـ انحراف سریع دارد و با هر اتفاق کوچک و غیر مهمی از کار مهم خود باز می‎ماند 4ـ پرداختن به کارهای فرعی 5ـ وقتی فرد می‎خواهد کار انجام دهد با خود می‎گوید: تا اطلاعات کافی نباشد، نمی‎توان کار انجام داد. از جمله عوامل تعلل‎ورزی می‎توان به ترس از شکست، ترس از موفقیت و بی‎انگیزه بودن اشاره کرد. حال چگونه می‎توان از تعلل در امور جلوگیری کرد؟ 1ـ تمرین ذهنی؛ یعنی هر روز در ذهن خود مرور کنیم که امروز چه کارهایی را می‎خواهیم انجام دهیم و در پایان روز چه کارهایی باید انجام شده باشد. این تمرین باعث می‎شود که ما بیشترین استفاده را از زمان داشته باشیم. 2ـ انجام دادن کارهای ناگوار از نظر ما، واقعاً هم ناگوار نیست. 3ـ ایجاد تعهد برای خود به صورت رسمی و غیر رسمی. برای خوب انجام دادن هر کاری دو شرط وجود دارد: یکی توان و دیگری تمایل. افرادی که در زندگی موفق هستند، هیچ بهانه‎ای را از هیچ کس نمی‎پذیرند، نه از دیگران و نه از خود. فعالیت‎هایی که ما انجام می‎دهیم همانند یک زنجیره به هم متصل‎اند و بر یکدیگر اثر می‎گذارند. اگر برنامة اول را نتوانید انجام دهید، به دنبال آن برنامه‎های بعدی هم تحت‎تأثیر قرار می‎گیرند و همین‎طور پیش می‎رود. مطالعات نشان می‎دهد دشوارترین مرحله برای انجام کارهای جدید، آغاز آن است. پس ما همواره باید به دنبال یک «starter» یا آغازگر باشیم تا بتوانیم به سرعت وارد کار شویم. در حین عمل به کار، انرژی و توان ما به کار می‏‎افتد و به همین جهت است که در فرهنگ ما گفته می‎شود:«از تو حرکت، از خدا برکت».

مطلب رو مطالعه کنید نظر یادتون نره منتظرم